Először azt kell tisztáznunk, hogy pontosan milyen fejlesztést szeretnénk megvalósítani, ehhez milyen erőforrások adottak, illetve mi az, amire pályázni szeretnénk. Fontos, hogy olyan fejlesztést találjunk, amely életképes, azaz, a jövőben is fenntartható.

Ez az egyik legnehezebb feladat: olyan pályázati kiírást kell találnunk, amely egyrészt maximálisan megfelel az elképzelt fejlesztésünknek, másrészt, a saját szervezetünk is megfelel a pályázati kiírásnak.

Tipp: a megjelenő hazai, uniós támogatásból megvalósuló pályázati kiírások a Széchenyi2020 központi oldalán, a http://palyazat.gov.hu/ -n érhetők el.

Egy-egy pályázati kiíráshoz több dokumentum is tartozik (pályázati felhívás, pályázati útmutató, pályázati adatlap, etc.). Ezeket mind részletesen, többször olvassuk el, hogy tisztában legyünk azzal, mik az elvárások a pályázatunkkal és a szervezetünkkel szemben.

Amennyiben valami nem világos a pályázati útmutatóban, akkor van arra lehetőség, hogy telefonon vagy írásban kérdezzünk a pályázat kiírójától. Fontos, hogy ne értsünk félre semmit, mert ez a pályázat eredménytelenségét is okozhatja.

A forma ugyanolyan fontos, mint a tartalom. A beadott európai uniós pályázatok nagy része formai hibából kerül elutasításra, azaz: nem megfelelően, vagy hiányosan lett kitöltve a pályázati adatlap. A legkisebb hiba is a pályázat elutasítását vonhatja maga után. Ezért mindent legalább kétszer ellenőrizzünk.

Egy jól átgondolt pályázat elkészítésére érdemes legalább egy hónapot szánni. Természetesen ez a projekt nagyságától is függ. Folyamatosan kövessük figyelemmel a beadási határidőt, mert elképzelhető, hogy ez időközben változik.

Fontos, hogy jól átgondoljuk a pályázathoz kapcsolódó finanszírozást. Szinte minden pályázathoz kell önrész, és nagy részben utófinanszírozásúak, azaz először meg kell valósítani a projektet, és utána kapjuk meg a támogatást.

Tipp: amennyiben lehetséges, szakaszoljuk a projektet (azaz bontsuk ún. mérföldkövekre), így párhuzamosan folyhat az elszámolás is, tehát egy-egy mérföldkő megvalósítása után adhatunk be kifizetési igénylést a már felmerült költségekre.

Világosan és tömören fogalmazzunk! Az egyes pontok kitöltésénél mindig tartsuk szem előtt, hogy a pályázatunkat egy olyan személy fogja elolvasni, aki nem ismeri az adott elképzelést, ezért egyértelműen és érthetően fogalmazzunk, ügyelve a rendelkezésre álló karakterek mennyiségére.

Amellett, hogy világosan leírjuk, hogy mit szeretnénk, ezt a pályázatban számszerűen is be kell mutatnunk. Fontos, hogy a pályázat által előírt számszerű mutatók (indikátorok) is pozitívak legyenek.

Valósítsuk meg a projektet: amennyiben nyer a pályázatunk, akkor is fontos, hogy odafigyeljünk nemcsak a megvalósításra, hanem ennek dokumentálására és az ezzel kapcsolatos beszámolók küldésére.

Nem elegendő annyi, hogy „csak megnyerjük” a projektet, hanem ezt hosszú távon is fenn kell tartani (legalább 3 év). Természetesen, amennyiben jó volt az elképzelésünk, és megállta a piacon is a helyét, akkor ez nem okozhat problémát.

Amennyiben először készítünk pályázatot, jól jöhet a külső segítség. Fontos, hogy a tanácsadó megléte mellett mi is aktívan vegyünk részt a folyamatokban, hogy legközelebb akár már önállóan is beadhassunk egy pályázatot.

Amennyiben eldöntöttük, hogy külső tanácsadóra van szükségünk, érdemes a környezetünkből tájékozódni, hogy ajánl-e valaki nekünk céget (saját pozitív tapasztalaton alapuló ajánlást érdemes elfogadni). Amennyiben nem, akkor érdemes több céget is megkeresnünk, mert az árajánlatok nagyon széles spektrumban mozoghatnak. Mindig kérjünk referenciákat!

1, Kapcsolatfelvétel – a bemutatkozás, projektgenerálás, és a pályázat kiválasztása, hogy az Önnek legjobban megfelelő, legnagyobb támogatási lehetőséget biztosító és a legnagyobb eséllyel rendelkező pályázata kerüljön kidolgozásra és benyújtásra;

2, adatok bekérése (sztenderdizált adatbekérők alapján), hogy az Önnek a legkisebb utánajárással, a lehetséges legegyszerűbb módon készüljön el a beadandó pályázata;

3, adatok megvizsgálása: alkalmas-e a cég és a projekt a pályázatra;

4, amennyiben megtaláljuk az ideális pályázatot az Ön számára: szerződéskötés, melyben kimerítően gondoskodunk az Ön érdekeinek érvényesüléséről;

5, további adatok bekérése a pályázótól – csak akkor, ha a korábban bekért, és rendelkezésünkre álló adatok nem elégségesek;

6, dokumentumlista átadása az ügyfélnek, amiben határidővel ellátva mutatják, hogy mit és mikor kell beszereznie;

7, pályázat elkészítése;

8, az elkészített pályázat ügyféllel történő áttekintése, ügyfél pályázati vállalásainak ismételt megerősítése, hogy teljes képpel rendelkezzen a pályázatával kapcsolatban;

9, pályázat beadása – a tapasztalataink alapján erre legalkalmasabb pillanatban;

10, pályázat nyomon követése, amennyiben kell, akkor hiánypótlás; – figyelve a határidőkre;

11, amennyiben szükséges, akkor a pályázat végrehajtásában, menedzselésben is segítünk – több éves és kiterjedt szakmai hátterünkre támaszkodva;

12, és az elszámolásban is, hogy csak a szépre emlékezzen.